Viagem em Grupos: Passeios, Conferências, Turismo Religioso! Tudo que você precisa saber!
Já pensou como pode ser difícil planejar uma viagem em grupos?
Você irá descobrir como agências de viagens, companhias aéreas e passageiros negociam este tipo de viagem.
Seja se o grupo pretende viajar a passeio, participar de conferências nacionais ou internacionais, fazer um turismo religioso ou qualquer outra ocasião, as companhias aéreas e agências estão preparadas.
Mesmo que esta não seja sua área de atuação, o conhecimento sobre grupos pode se tornar uma vantagem competitiva que permite que você amplie sua visão sobre o mercado, combinando estas informações com o SEU conhecimento.
Quer conhecer o mais sobre os processos de negociação de grupos?
Então continue lendo esse artigo.
Aviso importante
O que você vai aprender com este artigo é uma visão geral do que acontece no mercado.
Portanto, devo lembrar que cada companhia aérea e agência tem as suas particularidade e regras individuais.
Viagem em Grupos
As Companhia Aéreas consideram Viagem em Grupos quando um conjunto de 10 (econômica) ou 7 (executiva) ou mais passageiros viajando juntos na mesma rota, data e voo.
Passageiros que fizeram suas reservas separadamente (individual) por conta própria ou por agência de viagem não podem ser considerados e adicionados posteriormente a uma reserva de grupo.
Assim, toda negociação de grupos deve ser feita em apenas uma solicitação.
Cotação
O primeiro passo para solicitar um grupo para uma companhia aérea é a cotação.
Afinal de contas, precisamos saber quanto vai custar cada bilhete.
Normalmente, as solicitações de cotações são feitas por e-mail para o departamento de grupos da companhia aérea, ou diretamente através de formulários on-line nos websites das companhias.
Algumas companhias se reservam o direito de cobrar uma taxa de cotação, que é reembolsada caso o grupo seja emitido.
Uma grande dica para a agência de viagem que está solicitando o grupo é antes consultar no GDS dos voos desejados, isso agiliza muito o envio das cotações.
Quando a cotação é enviada pela companhia, não significa que a reserva e a tarifa estão confirmadas.
Assim a companhia estipula um prazo para que o grupo possa ser efetivamente bloqueado no sistema.
Bloqueio de Grupos
Uma vez aceita a tarifa oferecida pela companhia aérea, o próximo passo é a solicitação do bloqueio de Viagem em Grupos.
Para a solicitação do bloqueio após o recebimento da cotação, a agência deve emitir um EMD , como sinalização para abertura do bloqueio.
Neste momento, a companhia estipula um valor de sinal por passageiro para que o EMD seja emitido.
A emissão do EMD é de responsabilidade da agência solicitante, a fim de evitar o cancelamento da reserva.
Este EMD será reembolsado no inicio da viagem do grupo.
O procedimento de reembolso do EMD é o normal utilizado pela companhia para bilhetes.
Os EMDs de abertura não podem ser transferidos e não podem ser aceitos como parte de pagamento do grupo ou utilizados em outras negociações.
Agora você pode estar se perguntado o motivo desta cobrança.
Esta cobrança é um comprometimento que os solicitantes fazem com a companhia aérea.
Está cobrança é uma segurança da companhia, pois bloqueou em seu sistema mais de 10 lugares e consequentemente está deixando de vender a outros passageiros.
Muito importante salientar que mesmo depois da emissão do EMD de bloqueio a companhia não garante a tarifa informada.
A tarifa somente é confirmada quando um contrato é encaminhado e assinado por ambas as parte.
Reserva e emissão de Viagem em Grupos
Muito importante ressaltar aqui que é de responsabilidade da agência verificar a documentação necessária para viagem, visto e etc.
Uma vez que o EMD é emitido e o contrato é assinado, a companhia estipula um prazo para a agência encaminhar os nomes dos passageiros.
Assim que os nomes dos passageiros são encaminhados, a agência pode efetuar a emissão dos bilhetes.
Normalmente a emissão dos bilhetes é feito pela agência através de seguimentos passivos e as formas de pagamento também seguem as mesmas regras para emissão de bilhetes individuais da companhia, inclusive de parcelamento no cartão de crédito.
A marcação de assentos deverá ser solicitada pela agência, após a emissão dos bilhetes.
Cancelamento de grupos
As companhias aéreas permitem o cancelamento ou redução de lugares do grupo.
Um número de dias é estipulado pela companhia onde a agência pode solicitar o cancelamento ou alteração sem aplicação de multa.
Uma vez que este período sem multa é excedido, as companhias estipulam penalidades que vão ficando mais altas conforme a data de embarque vai se aproximando.
Nos casos de redução do número dos passageiros para menos de 10 lugares, o bloqueio é cancelado e a agência deve realizar reservas individuais em seu GDS, de acordo com a disponibilidade.
Outra maneira de redução de número do grupo para um número menor que 10 passageiros é no momento do embarque (NOSHOW).
Neste caso todos os bilhetes restantes terão suas tarifas reajustadas para a tarifa publicada através de ADM e as penalidades de acordo contrato continuam.
Reembolso de Viagem em Grupos
Após emissão do bilhete, o reembolso normalmente segue a regra da base tarifária aplicada na emissão.
Novamente o processo de solicitação de reembolso é da agência de viagem.
Além das regras da base tarifária, a agência também pode estabelecer sua própria política de reembolso, desde é claro que esteja alinhada com as políticas da companhia aérea.
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